الهدف
ضمان سير الأعمال والإجراءات والقرارات الإدارة والمالية والفنية الصادرة عن الدائرة وفق الأحكام والتشـريعات النافذة والبرامج والخطط المحددة من قبل الإدارة العليا، وضمان المحافظة على المال العام واستخدام الموارد المتاحة بالشكل الأمثل.
مهام قسم التدقيق والرقابة المالية:
- اعداد وتطبيق خطة التدقيق والرقابة المالية، لكافة العمليات والإجراءات والأنشطة ذات الأثر المالي في الدائرة بحيث تتضمن وسائل تدقيق جديدة ومتطورة ورفعها لمدير الوحدة لاعتمادها.
- التأكد من القرارات الإدارية التي لها أثر مالي.
- تقييم وفحص القرارات المالية للتأكد من انسجامها مع التشريعات المعمول بها ويراقب على القيد المحاسبي لها من حيث تسجيلها وترحيلها وترصيدها وتبويبها وفق الأصول والمبادئ المحاسبية المتعارف عليها ومعايير التدقيق المحلية والدولية ووفق التشريعات المعمول بها ويتحقق من خلوها من اية أخطاء.
- التحقق من تصويب القيود المحاسبية حسب التعليمات المالية والرقابية والتحقق من توفر الوثائق المعززة لها والمتعلقة بالايرادات والنفقات على ان تكون الوثائق المعززة مترجمة الى اللغة العربية إذا كان أصل المعززات لغة أخرى.
- التدقيق على الانفاق والايرادات على المشاريع الرأسمالية في الدائرة بغض النظر عن مصدر التمويل.
- التأكد من صحة الموقف المالي والخلاصات والتسويات والمعاملات البنكية وأن البيانات الواردة بها صحيحة وتحليل النتائج المالية لها.
- التدقيق على كشوف رواتب الموظفين والاقتطاعات وكافة العلاوات والعمل الإضافي والتنقلات لكافة فئات الموظفين.
- المشاركة في اعداد التقرير السنوي للرقابة الداخلية متضمناً اهم الإنجازات والملاحظات.
- المشاركة في تقييم المخاطر التي تواجه الدائرة ورفع مقترحات لكيفية التعامل معها واعداد خطط لمواجهة المخاطر المالية المحتملة.
- المشاركة في اعداد دليل إجراءات التدقيق المالي بالاسترشاد الى الالدلة الاجراءية التي تصدرها وزارة الماليلة بهذا الخصوص.
- تقديم تقرير شهر ي وكلما دعت الحاجة عن اعمال الرقابة المالية والإنجازات والملاحظات بما في ذلك الملاحظات التي لم تصوب الى الرئيس المباشر.
- العمل على تطبيق معيار التوثيق وادلة الاثبات واستخدام النماذج المعتمده وفقا للتشريعات والجهات المعنية بتطوير وحدات الرقابة الداخلية (لوائح التدقيق) في توثيق الإنجازات الرقابية.
- تطوير أساليب ومعايير الأداء والجودة في مجال التدقيق والرقابة المالية.
- التدقيق على لوازم وموجودات مستودع المعهد من خلال اجراء جرد دوري والتحقق من مطابقة بيانات سجلات الموجودات مع الموجودات الفعلية وان المواد المخزنة تمت بالشكل الصحيح من حيث نظافة المستودع والتهوية والانارة الجيدة وان بطاقات التصنيف والفهرسة موجودة بحيث يسهل الوصول الى المادة بشكل صحيح.
- التدقيق على إجراءات الشركاء ومدى الالتزام بمدد التوريد وتقديم الكفالات اللازمة لعمليات الشراء.
- التأكد من حسن استخدام المركبات واليات الدائرة والتحقق من استخدامها للمصلحة العامة والتدقيق على أوامر الحركة للسيارات والتحقق من مطابقة المسافات المقطوعة مع كميات الوقود المستهلكة.
- الإشراف على نشاطات وموظفي قسم التدقيق والرقابة المالية.
مهام قسم التدقيق والرقابة الإدارية:
- الإشراف على تدقيق صحة القرارات المتخذة وإجراءات العمل المعمول بها بهدف التأكد من انسجامها ومطابقتها مع التشريعات المعمول بها.
- التأكد من صحة وسلامة إجراءات العمل في كافة المديريات في المعهد وفق الخطط والاهداف المرسومة وطبقا للقوانين والأنظمة واللوائح والتعليمات التي تحكم إجراءات العمل في المعهد.
- تشخيص المشاكل الإدارية ويقدم التوصيات بالإجراءات التصحيحية والحلول المقترحة ويبدي الرأي في أي موضوع ذو صبغة ادارية.
- يعمل على تنفيذ البرامج والخطط التشغيلية المعدة لقسم الرقابة الإدارية ضمن خطة المديرية.
- تدقيق على القرارات الإدارية والإجراءات ذات الصلة بإدارة الموارد البشرية في جميع مراحلها السابقة واللاحقة ومدى مطابقتها لأحكام الأنظمة والتعليمات المعمول بها في المعهد.
- مراقبة كشوفات دوام الموظفين ويدقق المغادرات والاجازات العادية والمرضية والاجازات الرسمية ويتحقق من صحتها وتسجيلها في السجلات الرسمية.
- المشاركة في اعداد التقرير السنوي للرقابة الداخلية متضمناً اهم الإنجازات والملاحظات.
- المشاركة في تقييم المخاطر التي تواجه الدائرة ورفع مقترحات لكيفية التعامل معها واعداد خطط لمواجهة المخاطر الادارية المحتملة.
- المشاركة في اعداد دليل إجراءات التدقيق الاداري بالاسترشاد الى الادلة الإجرائية التي تصدرها وزارة المالية بهذا الخصوص.
- تقديم تقرير شهر ي وكلما دعت الحاجة عن اعمال الرقابة الادارية والإنجازات والملاحظات بما في ذلك الملاحظات التي لم تصوب الى الرئيس المباشر.
- العمل على تطبيق معيار التوثيق وادلة الاثبات واستخدام النماذج المعتمدة النماذج المعتمدة وفقا للتشريعات والجهات المعنية بتطوير وحدات الرقابة الداخلية (لوائح التدقيق) في توثيق الإنجازات الرقابية.
- متابعة قيام الوحدات الإدارية المختلفة في الدائرة بالإجراءات التصحيحية الواردة في تقارير التدقيق.
- القيام بعمل زيارات ميدانية بهدف التدقيق على مديريات واقسام الدائرة ورفع التقارير بذلك متضمنة إجراءات ونتائج وملاحظات التدقيق والتوصيات المقترحة لتصويب الملاحظات والمخالفات المرتكبة.
- تقييم نتائج الانحرافات عن مستويات الأداء والخطط والسياسات المرسومة ويرفع التقارير اللازمة حول ذلك لمدير الوحدة.
- المساهمة في وضع مؤشرات الأداء المؤسسي والفردي ويعد تقارير حول مدى الانحراف عن تلك المؤشرات ويقدم تقرير تحليلي عن نتائج تقييم الأداء الفردي والمؤسسي للدائرة.
- الإشراف على نشاطات وموظفي قسم التدقيق والرقابة الإدارية.