الهدف:
توفير الدعم اللوجستي والإداري والمالي المساند لكافة الوحدات التنظيمية في المعهد بما يمكنها من تنفيذ مهامها وتحقيق اهدافها.
مهام قسم الشؤون المالية:
- إعداد الخطط المالية قصيرة ومتوسطة وطويلة المدى المنسجمة مع الخطة الاستراتيجية والتنفيذية للمعهد.
- إعداد الاوامر المالية الربعية والسقوف والحوالات المالية الشهرية بالتنسيق مع دائرة الموازنة العامة وبما يتفق مع المخصصات المرصودة في موازنة المعهد.
- إعداد وصرف الرواتب والسلف الدائمة والمؤقتة وبدلات ومكافآت واستحقاقات موظفي المعهد وتدقيق الاستحقاقات والاقتطاعات واصدار الشيكات وتسليمها لمستحقيها.
- إعداد كشوفات ومعاملات المؤسسة العامة للضمان الاجتماعي لكافة موظفي المعهد بصورة شهرية مستمرة وتسوية حقوق الموظفين لدى المؤسسة وحسب الأنظمة المالية المرعية.
- إدارة عملية تأدية النفقات من خلال متابعة المخصصات المرصودة للنفقات واعداد مستندات الصرف وتدقيقها حسب الاصول.
- إدارة ومتابعة وتدقيق المطالبات المالية للمشاركين في البرامج التدريبية والذمم واجراء المطابقات الخاصة بها ومتابعة عملية الايداع بشكل مستمر.
- متابعة إجراءات قبض الايرادات الاخرى وتحويلها لحساب الايرادات العامة.
- متابعة ومطابقة حساب الصندوق وإعداد القيود والتسويات البنكية والخلاصات الشهرية والموقف المالي.
- إعداد تقارير مالية دورية ورفعها للجهة صاحبة الاختصاص سواء كانت داخلية او خارجية لتساهم في عملية اتخاذ القرارات المناسبة.
مهام قسم الشؤون الإدارية والمرافق:
- إدارة وإدامة وتطوير كافة مرافق ومباني المعهد وتجهيزاته.
- إعداد خطط الصيانة الوقائية ومتابعة تنفيذها لجميع مرافق المعهد وموجوداته وضمان تنفيذها وإجراء التفقد اليومي والتأكد من سلامة الأجهزة العاملة وأنظمة الإنذار والحريق والمصاعد والمقسم والخطوط الهاتفية.
- مراقبة أداء الجهات المتعاقدة لتقديم خدمات النظافة والضيافة والصيانة وفق الشروط والمعايير والمواصفات المحددة في العطاءات والعقود المبرمة ومتابعة تجديد عقود الصيانة.
- تطوير وإعداد الشروط والمعايير والمواصفات المطلوبة / اللازمة لطرح العطاءات وابرام العقود مع الجهات المعنية بتقديم خدمات النظافة والضيافة والصيانة.
- تأمين سلامة وأمن مرافق المعهد والمتابعة والتنسيق مع الجهات المعنية بخصوص ذلك والإشراف على أعمال الحراسة بما في ذلك إدارة وتشغيل نظام الكاميرات وتنظيم عملية الدخول والخروج واستخدام المرافق والساحات والاصطفاف.
- إدارة مركبات المعهد والمحافظة عليها وصيانتها وترخيصها وتأمينها وتحديثها ومتابعة صرف المحروقات وتعديل نسب استهلاك المحروقات مع اللجان المختصة وتدقيق المطالبات المالية المتعلقة وتنظيم نقل الموظفين والوفود الرسمية وكفالات السائقين.
- تقديم خدمة الاتصال الهاتفية والرد على المكالمات الواردة من خلال المقسم.
- إدارة عمليات الاستقبال للزائرين وضمان الجاهزية المستمرة لغرف الضيافة والاستقبال بما في ذلك جاهزية الموظفين والمراسلين.
- الإشراف على أعمال الديوان وضمان الأرشفة الصحيحة لكافة الوثائق والكتب الرسمية الواردة والصادرة وإدامتها والمحافظة عليها.
- تطوير أسس وإجراءات تأجير واستخدام المرافق.
- إعداد شروط وتعليمات ونماذج تأجير واستخدام المرافق.
- التأكد من حسن استخدام المرافق والمحافظة على تجهيزاتها والالتزام بالتعليمات المعمول بها في حرم ومباني المعهد.
- متابعة كافة أعمال الصيانة لجميع المرافق وموجوداتها وإدامتها.
- تأمين التجهيزات المطلوبة في المرافق حسب طلب متلقي الخدمة.
- القيام بعمليات استلام وتسليم المرافق حسب الأسس والإجراءات المعتمدة.
- اتخاذ الإجراءات اللازمة في حال تلف أو سوء استخدام أي من المرافق أو التجهيزات التابعة لها.
- تنظيم مواعيد تأجير واستخدام المرافق بالتنسيق مع مديرية التدريب وبناء القدرات بما لا يؤثر على مهام ونشاطات المعهد.
- المساهمة في عمليات الترويج للمرافق والتجهيزات الموجودة في المعهد بالتعاون مع وحدة الاتصال والترويج.
- متابعة متطلبات السلامة العامة في جميع المرافق بشكل دائم.
- اعداد قاعدة بيانات بجميع القاعات تشمل تفاصيل كل قاعة من حيث المساحة والطاقة الاستيعابية والعدد.
- إدارة عملية حجز القاعات التدريبية من قبل الوحدات التنظيمية المختلفة وإعلامهم بحال الحاجة لحجز قاعات تدريبية خارج المعهد.
مهام قسم المشتريات:
- وضع خطة المشتريات السنوية بناءً على احتياجات المؤسسة، بما في ذلك تحديد الميزانية المخصصة والجدول الزمني لشراء اللوازم والمواد المختلفة.
- تأمين اللوازم المطلوبة وضمان استمرارية توفرها وتخزينها بشكل سليم ومتابعة وإدخال اللوازم وصرفها.
- متابعة عمليات الجرد السنوي لأثاث المعهد ومتابعة العهد.
- متابعة استلام فواتير الموردين وتدقيقها وتسليمها الى الوحدة المختصة.
- البحث عن أفضل العروض من الموردين وتحديد الجودة والأسعار المناسبة للمنتجات أو الخدمات المطلوبة.
- التفاوض مع الموردين بشأن شروط الدفع، الأسعار، الكميات، مواعيد التسليم، وأي شروط أخرى تضمن حصول المؤسسة على أفضل العروض.
- إصدار أوامر شراء رسمية للموردين وفقًا لاحتياجات المعهد.
- اعداد العقود الخاصة بالموردين ومراجعتها مع الوحدات ذات العلاقة لضمان الامتثال لشروط الاتفاق، وضمان حصول المعهد على المنتجات أو الخدمات وفقًا للمواصفات المطلوبة.
- متابعة سير عمليات الشراء لضمان تسليم المواد في الوقت المحدد وبالجودة المطلوبة، ومراقبة أي تأخيرات أو مشاكل قد تحدث خلال عملية التسليم.
- مراقبة مستويات المخزون والتأكد من توافر اللوازم الضرورية دون حدوث نقص أو تراكم غير مبرر. والتنسيق مع الأقسام المعنية لضمان تدفق الإمدادات بشكل سلس.
- إعداد تقارير دورية تتعلق بالمشتريات والمصاريف، وتحليل كيفية استخدام الميزانية ومدى توافق المشتريات مع احتياجات المعهد.
- بناء علاقات مهنية طويلة الأمد مع الموردين لضمان الحصول على أفضل العروض والخدمات، ومعالجة أي مشكلات قد تحدث بعد عملية الشراء.
- التأكد من أن المنتجات أو الخدمات التي تم شرائها تتوافق مع معايير الجودة المحددة في العقود والمواصفات المطلوبة.
- تحليل أداء الموردين من حيث الجودة، التسليم في الوقت المحدد، الأسعار، والخدمات المقدمة، وتقديم توصيات بشأن تحسين العمليات في المستقبل.
- إعداد خطط للطوارئ لضمان توافر اللوازم والمواد الضرورية في حالة حدوث أي مشاكل في سلسلة الإمدادات أو في حال حدوث أي أزمات.
مهام التحول الرقمي والدعم التقني:
- تطوير وتنفيذ عمليات التحول الرقمي بما يتماشى مع رؤية تحديث القطاع العام وأهداف التحول الرقمي الوطنية.
- إدامة وإدارة وتطوير البينة التكنولوجية للمعهد بما ينسجم مع الخطة الاستراتيجية والتوجهات المستقبلية وبشكل يحاكي ويدعم تطبيق اس تراتيجيات واهداف الحكومة الالكترونية.
- اعتماد وتوفير التقنيات اللازمة لتقديم خدمات المعهد بشكل الكتروني ميسر وبناء القدرات على استخدامها وأتمتة الإجراءات حسب ما تفتضيه حاجة المعهد بهدف تسهيلها وتبسيطها.
- رقمنة العمليات والخدمات الإدارية في المعهد لتحسين الكفاءة والشفافية.
- إدارة وتطوير الأنظمة الإلكترونية: أنظمة إدارة التدريب ومنصات التدريب الإلكترونية.
- تنفيذ حلول الذكاء الاصطناعي والبيانات الضخمة لدعم اتخاذ القرار وتحسين الخدمات التدريبية.
- ادارة وضمان استدامة عمل شبكة الحكومة الآمنة وأجهزة وأنظمة الاتصال في المعهد.
- متابعة تنفيذ عقود الصيانة المختلفة للأجهزة الرئيسية والفرعية والبرمجيات التطبيقيـة مع الشركات والمـؤسسـات المختلفة.
- تعزيز ثقافة التحول الرقمي من خلال تنظيم ورش عمل وبرامج تدريبية لموظفي المعهد، وبناء قدراتهم على استخدام الانظمة المختلفة للحفاظ على مستوى استخدام متقدم.
- متابعة التطورات التكنولوجية وتقديم توصيات لاعتماد أحدث التقنيات لدعم التحول الرقمي، وتطوير وإعداد المواصفات الفنية اللازمة لبناء أو شراء البرمجيات وتوفير الأجهزة والمعدات الالكترونية، والمشاركة في لجان العطاءات والمشتريات واستـلام الأجهـزة الالكترونيـة والنظم والبرمجيــــــات الالكترونيـة.
- متـابعـة إدامــة المـوقع الالكتروني لمعهـد الإدارة العامة وشبكة المعلومات الداخلية(الانترنت) من الناحية التقنيـة.
- تقديم خدمات الدعم الفني اللازمة للبيئة التشغيلية والأنظمة العاملة وأجهزة الحاسوب وملحقاتها، وتزويدها ببرمجيات الحماية اللازمة.
- إدارة البنية التحتية التقنية للمعهد، بما في ذلك الخوادم والشبكات وأجهزة الكمبيوتر.
- إدامــــــة عمــــــــل القاعات التدريبية والمرافق التكنولوجية والأنظمة المحوسبة فيهـا.
- التنسيق مع المركز الوطني للأمن السيبراني ووزارة الاقتصاد الرقمي والريادة لضمان الامتثال للسياسات والمعايير الوطنية.
- تقديم الدعم الفني لمستخدمي أنظمة المعهد الخارجيين من مدربين ومتدربين وضباط الارتباط على انظمة التدريب لضمان تشغيل الأنظمة بسلاسة.
- حماية وأمن البيانات من خلال تطبيق معايير الأمن السيبراني وإجراء اختبارات الأمان الدورية، والاحتفاظ بالنسخ الاحتياطية من البيانات والبرامج التشغيلية واستعادة البيانات لحماية المعلومات.